讓目的決定工具，不要讓工具產生目的。
這是我在 2023 年寫作〈建構人生級知識管理系統——以 Logseq 為例〉的結語。
在這一年的時間，以純文字等通用格式記錄資訊的核心理念沒有改變，但因為新問題、新需求的出現，讓我使用的工具發生了改變，從 Logseq 走到 Devonthink。
為什麼我會放棄使用近四年的 Logseq，回頭使用更傳統、以單個文字檔為單位的管理方案？這是這篇文章主要想討論的內容，最後也會稍微分享我管理個人資訊、筆記內容的方式。
通用式資訊管理系統
改變的開始，來自於網頁收藏的新需求。有時候看到不錯的文章，我習慣將它整篇剪藏下來，highlight 出重點、進一步摘取成卡片筆記。但 Logseq 的問題在於，它很難處理這個剪藏下來的檔案，不管是 HTML 還是最基礎的 Markdown。1
於是我心想，難道要放棄歸檔網頁內容，任由資料來源存在消失的可能性嗎？但網頁內容已經是除了紙本書籍外，現代社會獲取資訊的重要來源。當世界進入 AI 時代、元宇宙時代，資訊的載體、形式勢必會發生改變，也會出現不同的資訊管理方法論。
舉例來說，在行動裝置逐漸普及的前幾年，模仿筆記本的 Evernote、OneNote 開始成為主流；當 Niklas Luhmann 的筆記哲學被 Roam Research 重新包裝，Obsidian、Logseq 等一眾雙向連結、筆記網圖 App 也躍上檯面。如今，隨著筆記空間的可視化成為關注焦點，「白板」概念又成為一個全新的風口。
難不成出現一個新的功能、新的應用，我們就要換一款軟體嗎？
經過上述的體驗，讓我更加肯定「以通用檔案為基本單位的資訊管理2」才是更長久、更彈性的方案。於是我開始打包行李，準備道別 Logseq，尋找一款更泛用的解決方案。幸虧，當初使用 Logseq 就是看在它使用純文字記錄筆記，所以在搬家時沒有遇到什麼困難。
那這個新家，該落腳在哪？
工具：從 Finder 到 Devonthink
在我最初的想像中，Windows 的檔案總管（File Explorer；Windows Explorer）和 Mac 的 Finder 是最理想的基地，因為它們能容納任何種類的檔案，並能隨時呼叫支援，用最稱手的工具打開不同格式的檔案。
但這樣看似理想的解決方案，卻有一個最大的障礙：行動平台。在 iOS/iPadOS 的檔案 App 中開啟一個文字檔，它只能預覽，無法做簡單的編輯，需要從其他 App 中去撈、一個一個導入檔案。那 iOS 上還有什麼能讀取各種檔案的 App 嗎？於是我發現了兩位老朋友：Obsidian 跟 Devonthink。
Obsidian 很棒又便宜，但 Devonthink 能脫穎而出的原因在於更高的相容性。舉例來說，我使用 HTML 檔來剪藏網頁，在 iOS 的 Obsidian 中開啟 HTML 檔，可以進入一個預覽（quicklook）的介面，但 Devonthink 則可以讓我編輯這個 HTML 檔，不管是刪除元素、highlight 文句都不在話下。
但這並不能怪 Obsidian 簡陋，因為它們是兩款定位不同的 App。Obsidian 首先是個筆記 App，之後才是檔案管理 App；Devonthink 正好相反，它首先是個檔案管理 App，筆記只是一個附加的功能。就像許多 Devonthink 使用者說的，它就像是一個數位的檔案櫃。
於是，我開始建構一個以 Devonthink 為核心的資訊管理系統。這個系統基於資料夾、並透過檔案命名來協助篩選檔案，理論上在三十年前的電腦應該也能使用，我想三十年後的電腦也是，應該擔得起文章標題「人生級資訊管理系統」的稱號。
接下來我也會分享一些工作流，畢竟在我嘗試使用 Devonthink 的過程中，發現中文資訊寥寥無幾，希望這篇文章也能給想嘗試 Devonthink 的讀者一些幫助。
收集：RSS 與剪藏
在開始使用 Devonthink 的前幾天，最讓我驚喜的是它巧妙地統合了我獲取資訊的工作流，甚至拓展我閱讀資訊的邊界。
我獲取資訊的主要模式是使用閱讀器訂閱 RSS，每天早上吃早餐時快速瀏覽文章，看到還不錯的內容，就加入稍後閱讀系統，有空時（通常是晚上）再從網頁剪藏原文精讀、highlight 內容、做筆記，最後再整理歸檔。從 Reeder、Safari、SingleFile、Logseq，過去這樣的工作流會涉及到三、四個工具、平台，但我並沒有覺得有哪裡不好。
但在嘗試 Devonthink 的 RSS 訂閱功能後，我發現它能直接將 RSS 來源中的網頁下載成 PDF、Markdown、HTML 等常見的格式，我只要把想精讀的網頁檔案拉進 Inbox 中，晚上就能直接在 Devonthink 中進行後續的 highlight、筆記、歸檔，節省不少操作與時間成本。
另外，也因為 Devonthink 支援使用者自訂腳本，Minja 就開發出一鍵將文章標題翻譯成中文的腳本，讓我可以更快地掃視外文文章，挑選出要閱讀的文章。
雖然我常說不一定要追求一款 All in one 的軟體，但 Devonthink 在資訊收集的階段，一站式地解決了我的需求，非常貼近我的工作流，何不全部交給它呢？
筆記：命名是第一要緊事
Devonthink 在內容書寫方面的體驗，我想並不算出彩。它的介面不算美觀，Wikilinks 的使用也不像 Obsidian 智慧，但就像上面提到的，Devonthink 是一個檔案管理 App，筆記只是一個附加功能，這樣的表現還算能理解。
所以這部分，我主要想介紹一下我的筆記命名原則，有以下三個要點：
- 筆記標題前加入 yymmdd 格式的數字，一來方便排序筆記，二來也能讓筆記名稱具有獨特性。如：230907 Podcast 不是吸收知識的好媒介、231208 Podcast 並不方便傳遞知識，就能分別我在不同時間對同一議題的想法與筆記。
- 日期與標題正文中間，視筆記類型插入英文代號。如 WA 代表網頁存檔、TD 代表思考與疑惑。如：230920 WA 為什麼不是阿拉伯出現科學革命、231121 TD 人類無法避免戰爭。
- 標題是一個完整但精簡的句子。如：230907 物質的滿足並不能讓人快樂、240223 晶片荒是英特爾撬動台積電機會。
透過上述三個原則，我能確保筆記檔案在不同系統中皆能照時間排序，也有助於回憶思想發展的脈絡；另外，透過引入英文代號，我也能利用搜尋、自動化，快速過濾特定類型的筆記。
但命名最重要的是第三點：標題要成句，這樣才能確保自己能一眼看出（至少是猜出）筆記內容。舉例來說，「霸道、王道兼具是漢朝治國策略」就比「漢朝的治國策略」要好得多。
（250319 更新）我發現在主題明確的子目錄中，時間編碼並不能很好地展現思考脈絡，甚至讓筆記庫變得日益雜亂。於是我開發出了類似 Luhmann 式的編碼方法來為筆記進行排序、索引。〈編碼才是卡片筆記法的核心〉中有更詳細的討論。
分類：專案向左、議題向右
從主張不分類的連結式回歸傳統資料夾式，首先遇到的勢必是資訊分類的問題，而這也是資訊管理者爭論不休的議題，但這主要是每個人看待資訊的角度不同的緣故。
如一位廚師將自己學習、研發的食譜記錄下來，這些資訊可能沒有過期的問題，就很適合用領域來分類，如魯菜、川菜、粵菜等；又如一位專案經理，手中需要管理公司有大有小的專案，有些可能需要長期維護、有些可能有截止日，這樣就很適合使用 Taigo Forte 的 PARA 架構。
這部分我認同 Minja 在專欄《信息管理：文件為本位的方案》中提出的觀點：「圖書館模式和項目管理模式之所以會產生齟齬，恰恰是因為同一個人往往同時會處於兩種狀態。」所以我同時採用了兩種分類方式：以專案為單位的 Project 資料夾，和以議題為單位的 Topic 資料夾。
在 Project 資料夾中，子資料夾以專案為單位，一樣以 yymmdd 格式開頭，但工作上的專案我會改以「年份+DP+編號」的格式來索引；個人需要持續維護的任務，則使用「KP+編號」為格式。而在 Topic 資料夾中，我將自己關注的幾個領域新建資料夾，並用杜威十進位圖書分類法索引。較破碎、未成體系的資訊則暫放在「總類」中。
總的來說，這樣的分類方式其實可以算是 PARA 分類的精簡版。將 Projects、Area 資料夾整合到 Project 中，並透過編號格式做區分；Resources 在概念上其實也等同於 Topic 資料夾。這樣一來，當我要走進自己這座龐大的資料庫，就能在入口直接做出選擇：專案向左、議題向右。
同步與備份
Devonthink 提供了不少同步數據庫的方式，如最基本的 iCloud、Dropbox，到更進階的 WebDAV。因為我在家中有一台 24/7 運作的 NAS，所以我選擇使用 WebDAV 來進行同步。這樣一來，NAS 不僅能扮演裝置間的雲端中樞，也能排程將 NAS 上的數據庫資料直接備份到不同介質。
為什麼備份那麼重要？先讓我來說一個故事。
剛開始工作的前兩年，我對於「舊資訊歸檔」這件事非常嗤之以鼻，一來是經手的任務層級都比較低，二來是認為既然專案中止、結束了，舊資料自然就沒有保存的意義了。
但在兩年後的一次跨部門會議上，公司應對使用者需求改變，打算推出一款全新的服務，而這款服務在概念上非常接近我在兩年前草擬、但不被採用的一個企畫。當然，這份企畫已經降解成一段無意義的 01 字串，我只好憑著記憶重新寫起。
於是從那個時候開始，我在自己的資訊庫中引入了歸檔的概念（也就是 PARA 的 Archive），所有專案內容不刪除、只歸檔，這個習慣延續至今，也在許多情急時刻救了我的命呢。（汗）
可以發現，從收集、整理到同步、備份的整套工作流中，「工具」可以說是最不重要、可取代性最高的一環，它大多數的功能（資料夾、檔案命名）都基於傳統的檔案系統，是一種「低技術」的解決方案，所以也擁有很高的可延續性。
不妨跟我一起設想，倘若你現在使用的主力筆記軟體即將停止更新、走入歷史，你會受到多大的影響？開發者有提供數據匯出的方案嗎？吸引你使用的主打功能還能在其他軟體上重現嗎？更危險的是，如果你的工作流基於這項主打功能，你的資訊管理系統還能延續嗎？
以我從 2020 年開始使用 Logseq 的歷程來說，雖然資訊管理系統基於純文字檔案，可延續性較高，但在組織層面高度依賴 Logseq 的 Daily Notes 與 Wikilinks。隨著 Daily Notes 的數量逐日成長，我發現要從筆記中找到有用的資訊愈來愈困難，因為有用的資訊被稀釋，也連帶削弱內容相互連結的便利性。
此外，大綱式的筆記格式也成為 Logseq 的原罪，讓網頁內容的剪藏格式受到限制，最終成為壓垮駱駝的最後一根稻草。於是，便有了這篇文章。
當然，這個世界上沒有適合每一個人的資訊管理系統、方法論，而是隨著每個人需求的不同，有不同的側重點。如果你跟我一樣，希望這套系統的壽命儘可能長、風險儘可能低、可容納的檔案格式儘可能多，或許這樣基於檔案系統的管理方案，會是一個不錯的選擇。